人事・総務のためのマイナンバーQ&A

マイナンバー

平成28年1月、ついにマイナンバー制度がスタートしました。

制度が実際に開始されたとは言え、社長・企業の人事労務担当者の方々とお話をしてみますと、まだまだ関心が低いというのが実情です。

 

一方で顧問先を対象にして実施された当事務所主催のマイナンバーに関するセミナーを受講された企業様におかれましては27年11月の段階からすでに既存労働者に対して、利用目的の通知、マイナンバーに対する周知、あわせてマイナンバーの事前収集を開始して、スムーズに28年1月からの施行日を迎えているように感じられます。

 

マイナンバーの利用範囲とは

社会保障

年金

年金の資格取得・確認、給付を受ける際に利用

 

労働

雇用保険等の資格取得、確認、給付を受ける際に利用
ハローワーク等の事務等に利用

 

福祉・医療
その他

医療保険等の保険料徴収等の医療保険者における手続き、福祉分野の給付、生活保護の実施と低所得者対策の事務等に利用

国民が税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書等に記載し、当局の内部事務等に利用

災害対策

被災者生活再建支援金の支給に関する事務等に利用
被災者台帳の作成に関する事務に利用

 

当事務所に寄せられる、戸惑いがちなシーンをQ&Aで完全解決!!(28.8.1更新)

【報酬支払い時の個人番号取得】

Q1:社会保険労務士等に報酬を支払った場合、個人番号の提供依頼はどの時点ですればよいのですか?また支払いが年に5万円を超えない講師に対する講演料の場合はどうでしょうか?
A1:支払調書の作成事務が発生することが明らかになった時点で個人番号の提供を依頼することができます。支払調書の提出範囲に当たらない支払いに関しては、支払調書を提出することを要しませんが、支払調書の提出自体は禁止されていませんので、支払調書を提出するのであれば個人番号の取得をすることも可能です。

【一定の金額を超えない場合の支払調書と個人番号】

Q2:不動産の使用料等の支払調書について、一定額を超えない場合には、個人番号の記載は必要ないでしょうか。またほかの支払調書も同様ですか?

A2:所得税法の定める一定の金額を超えない場合には、不動産の使用料等の支払調書について個人番号の記載は必要ありません。また、ほかの支払い調書も同様です。

一方、年の途中で契約を締結したことから、その年は支払調書の提出が不要であっても、翌年は支払調書の提出が必要とされる場合には、翌年の支払調書作成・提出事務のために個人番号の提供を求めることができると解されます。

【外国籍社員の扶養家族の対応】

Q3:外国籍社員に、日本に住んでいない扶養家族がいる場合、その人の個人番号も収集対象になるのでしょうか?
A3:海外に在住されている方には個人番号は指定されませんので、個人番号の収集対象にはなりません。扶養控除等(異動)申告書等は、対象者の部分を空欄で提出して問題はありません。

【個人番号の提供を拒否された場合】

Q4:個人的な理由から個人番号の提供を拒否された場合、どうしたらよいでしょうか?

A4:社会保障や税の決められた書類に個人番号を記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、できる限り提供を求めてください。

また合わせて個人番号の提供を拒否された経緯を記録しておいてください。

【住民票を移せない従業員の対応】

Q5:DV被害などで住民票を移せない従業員には、どう対応したらよいでしょうか?

A5:住民票を移せない従業員は、そのままでは住民票の住所に通知カードが届きます。このような対象者が不利益を被らないように各自治体は対応しますので、住民票のある自治体またはお住まいの自治体に相談するよう周知してください。

当初平成27年9月25日までにその旨の手続きを行った方に関しては、住民票の住所ではない居所に通知カードが送付されることになっていましたが、この手続きに関しての周知が不十分、徹底されていないため現状においても引き続き逐一住民票のある自治体またはお住まいの自治体に相談するようご案内してください。

【パート・アルバイトの個人番号】

Q6:短期間のパート・アルバイトなど、年末調整で扶養控除等申告書を集めない人も含めてある時期に一気に個人番号を取得(本人確認)するには、どうすればよいでしょうか? また、その際の留意点はなんでしょうか?
A6:番号の取得に関しては、扶養控除等申告書ではなくてもよいため、自社独自の様式で取得することも可能です。パート・アルバイトの人に、社会保障や税の決められた書類に個人番号を記載することは、法令で定められた義務であることを伝え、会社に届け出る必要があることをお伝えし、提供を求めてください。

【退職従業員の対応】

Q7:28年1月以降に退職した従業員についてもマイナンバーの対応が必要ですか?
A7:マイナンバー対応が必要です。対応を後回しにすれば退職者と連絡が取れなくなる恐れもあるため、早目にマイナンバーを取得しておいた方が良いでしょう。

【新卒採用内定者の個人番号の取得時期】

Q8:新卒採用内定者の個人番号は、入社と同時に取得したほうがいいでしょうか?また、入社前に取得してもよいでしょうか?
A8:入社前に取得しても良いですが、その場合には、正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書等を提出したタイミングなど確実に雇用されることが予想されるタイミングで取得します。

【Eメール等による本人確認】

Q9:本人確認について、Eメール等で確認書類の画像データを送ってもらう方法でも問題ないですか?
A9:Eメール等で確認書類の画像データを送ってもらう方法でも対応可能です。その際の安全管理措置対応は必要となります。

【書類を回送するだけの従業員】

Q10:個人番号が記載してある書類を事務処理担当部署に逐一回送するだけの従業員も、取扱担当者に含まれるのでしょうか?
A10:回送する書類も特定個人情報にあたりますので、その取り扱いを行う担当者も特定個人情報を取り扱う担当者となります。なお、それぞれの担当者の扱う特定個人情報の状況や取扱量により、必要な安全管理措置や教育内容を変更できますので、回送するだけの担当者に関しては、回送に際して必要な安全管理措置を行うことになります。

【国内に住所を移す場合の取り扱い】

Q11:個人番号が付番されたあと、海外赴任などで国外に住所を移す場合には、個人番号の扱いはどのようになるのでしょうか?
A11:国内に住所を移した場合には、通知カード並びにマイナンバーカードは自治体に返納します。帰国後に、改めて住民登録を行った時点でカードの再発行がされることになります。

【関係子会社への個人番号の受け渡し】

Q12:出向元から出向先への個人番号の受け渡しは、関係子会社等いかなる場合にも認められないのでしょうか?
A12:「利用」ではなく「提供」にあたるため一切認められません。

 

参考リンク

  • 内閣官房が公表している特設サイト

http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

  • 厚生労働省が公表している特設サイト

http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000062603.html

  • 国税庁が公表している特設サイト

http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/index.htm

  • 動画で見るマイナンバー制度(9分35秒)

http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/ad/index.html#sec1_jigyosya

  • マイナンバーTwitter

https://twitter.com/MyNumber_PR

  • マイナちゃんのマイナンバー日記(facebook)

https://www.facebook.com/mynadiary

 

なお、当事務所では「人事・総務のためのマイナンバーセミナー」を随時開催しています。

対象は、事業所の総務部、人事部、管理部などのマイナンバーを取り扱う予定の職員を対象に
小集団で実施しています。
お気軽にお問い合わせくださいませ。